Planear 2027: como a realidade virtual entra no orçamento de uma instituição

Há uma altura do ano em que as decisões do ano seguinte ficam, na prática, tomadas. Nas IPSS de forma associativa, o Estatuto das IPSS manda que a assembleia geral se reúna até 30 de novembro para apreciar e votar o programa de ação e o orçamento do ano seguinte, com o parecer do órgão de fiscalização. Misericórdias, fundações e hospitais têm calendários próprios, mas a época é parecida: outubro e novembro são os meses em que se escreve o que vai existir em 2027.

O que não entra no plano raramente entra a meio do ano. Não por má vontade, mas porque o orçamento já está distribuído e cada despesa nova tem de tirar dinheiro a outra. Este artigo é para quem, dentro de uma instituição, quer levar a realidade virtual a essa conversa — e quer levá-la bem preparada.

Quem decide, e quem tem de estar na sala

A pessoa que quer a realidade virtual raramente é a que decide. Convém desenhar o caminho antes de escrever a proposta.

• Numa IPSS ou num lar: a proposta nasce quase sempre na direção técnica, na animação sociocultural, na terapia ocupacional ou na enfermagem. Quem decide é a direção (ou a mesa administrativa, numa Misericórdia), e o orçamento vai depois a votos na assembleia. O órgão de fiscalização dá parecer.
• Num hospital ou ULS: o pedido parte do serviço, passa pela direção do serviço e, conforme a instituição, pela direção clínica e de enfermagem, pelo conselho de administração, pelo serviço de compras e pela informática. Escrevemos sobre esta cadeia em quem autoriza dentro do hospital.

Uma regra útil: quem vai conduzir as sessões deve ajudar a escrever a proposta. Uma direção aceita com mais facilidade um projeto que já tem dono.

Em que rubrica entra: equipamento ou serviço

É a primeira pergunta da contabilidade, e a resposta muda a forma como o projeto é lido.

• Se for compra de equipamento, é investimento: entra uma vez, fica no imobilizado, amortiza-se, e daqui a uns anos alguém terá de o substituir, reparar ou atualizar. O conteúdo e o suporte costumam ser uma linha à parte.
• Se for um serviço, é despesa corrente: uma linha que se repete todos os anos, com um valor previsível, e que inclui o que o contrato disser — equipamento, conteúdo, atualizações, substituições.

No RVer é a segunda: os equipamentos são nossos e a instituição contrata um serviço anual. Explicámos porquê em os equipamentos são nossos. Para o orçamento, a consequência é simples: não há ativo a gerir, mas há uma linha que tem de aparecer todos os anos. Confirmem com a contabilidade a rubrica exata; em muitas instituições fica junto das atividades e da animação, noutras junto dos serviços clínicos.

O que levar à direção: uma página

Uma direção não precisa de um estudo. Precisa de uma página que responda a quatro perguntas, e de saber o que acontece se não resultar.

1. Para quê. Um objetivo concreto, escrito em linguagem de cuidado: «um momento calmo para utentes acamados que quase não saem do quarto», «uma atividade de reminiscência para o grupo da tarde». Evitem objetivos que prometam resultados clínicos — não se conseguem cumprir nem medir assim.
2. Em quem. Que utentes, quantos, com que critérios. Uma proposta que diz «todos» é mais difícil de defender do que uma que começa por um grupo.
3. Quem conduz, e com que tempo. Nomes ou funções, e as horas por semana que isto ocupa. É a pergunta que mais falha, e a que mais decide. Ver quem pode conduzir uma sessão.
4. Como se avalia. O que se regista em cada sessão, quem olha para os registos e quando se volta a decidir. Três ou seis meses é uma janela razoável para uma primeira leitura.

E uma quinta linha, que dá confiança: o que acontece se não resultar — como se termina, o que fica, o que se aprendeu. Num serviço hospitalar, isto costuma tomar a forma de um piloto com data de fim.

Contratação privada e pública, em termos gerais

A forma de comprar depende de quem compra e de onde vem o dinheiro.

• Contratação privada. Muitas IPSS contratam como qualquer entidade privada: pedem propostas, comparam, a direção decide e assina. É mais rápido, mas convém deixar registo da decisão e das propostas recebidas.
• Contratação pública. Hospitais e outras entidades públicas compram ao abrigo do Código dos Contratos Públicos. Os procedimentos mais comuns — ajuste direto, consulta prévia, concurso público — dependem do valor e do tipo de contrato, e todos pedem tempo: peças do procedimento, cabimento orçamental, prazos de resposta. Se a decisão é para 2027, o procedimento tem de estar previsto no plano.
• Dinheiro de terceiros. Quando uma compra é paga por um programa de financiamento ou por uma entidade pública, o próprio programa pode impor regras de contratação, mesmo a uma instituição privada. Leiam o regulamento antes de pedir propostas.

Para quem vai escrever as especificações, deixámos um guia em caderno de encargos. Para as fontes de financiamento, ver financiamento e comparticipação. E para o problema de fundo — o serviço que paga nem sempre é o que poupa — ver quem paga não é quem poupa.

Onde o RVer pode entrar, e onde não

O RVer entra no orçamento como uma linha de serviço anual, com equipamento, biblioteca de vídeos e suporte incluídos. Podemos enviar uma proposta escrita para a instituição, com o que a direção precisa para decidir, e ajudar a preencher a parte técnica de um caderno de encargos.

O que não fazemos por vocês: definir o objetivo, escolher os utentes e garantir o tempo da equipa. Essas três coisas são da instituição, e são elas que decidem se o projeto resulta.

Em resumo

• Outubro e novembro são os meses do plano e do orçamento; nas IPSS associativas, a assembleia vota até 30 de novembro.
• Antes de escrever, saibam quem decide e quem tem de ser ouvido.
• Equipamento é investimento que fica; serviço é uma linha anual que se repete. Confirmem a rubrica com a contabilidade.
• Uma página chega: para quê, em quem, quem conduz, como se avalia — e o que acontece se não resultar.
• Na contratação pública, o procedimento tem de estar previsto no plano; o dinheiro de terceiros pode trazer regras próprias.

Este artigo é informativo e não constitui aconselhamento jurídico, contabilístico ou de contratação pública. Confirmem prazos e procedimentos nos estatutos da instituição e com quem trata das compras e das contas.

O RVer é um sistema de realidade virtual para uso clínico concebido para ambientes de saúde, cujo produto base está registado como Dispositivo Médico Classe I no INFARMED (CDM 94571546) e na EUDAMED (Basic UDI-DI 56006195127RVERTZ), e ostenta marcação CE ao abrigo do MDR 2017/745. Os módulos RVer Motion, RVer Neuro e RVer Exposure estão em desenvolvimento e não estão abrangidos por esse registo.