Quase todas as instituições querem experimentar antes de decidir. Poucas definem o que é experimentar, e é por isso que tantos pilotos acabam sem conclusão, com o equipamento a voltar para a caixa e ninguém a saber dizer porquê.
Um piloto não é «ter os óculos cá uns tempos». É uma pergunta com data de resposta.
Antes de começar: escreva a pergunta
Um piloto tem de poder falhar. Se não houver um resultado que faça a instituição dizer «não avançamos», não é um piloto: é uma demonstração prolongada.
Escreva uma frase, e ponha-a por escrito antes de o equipamento chegar. Por exemplo: «Ao fim de oito semanas, queremos saber se a equipa do serviço consegue integrar sessões na rotina sem que isso lhe custe tempo que não tem.»
Repare no que essa frase não diz. Não diz «queremos provar que reduz a ansiedade». Um piloto de oito semanas num serviço não tem desenho, dimensão nem grupo de comparação para responder a isso, e prometer que responde é a forma mais rápida de acabar com um relatório que ninguém pode usar.
O que um piloto consegue mesmo responder
Estas são perguntas de implementação, e um piloto responde-lhes bem:
- A equipa usa? É a pergunta número um, e a que mais pilotos reprova.
- Quanto tempo demora, na verdade, montar e conduzir uma sessão?
- Onde é que encrava? Higienização, carregamento, Wi-Fi, quem vai buscar o equipamento, onde é que ele dorme.
- Os utentes aceitam? Quantos recusam, quantos param a meio, e porquê.
- Quem é que assume o papel? Quase sempre há uma pessoa que agarra aquilo. Ou não há, e isso é a resposta.
O que um piloto não consegue responder
Vale a pena dizê-lo à cabeça, para não haver desilusão no fim:
- Eficácia clínica. Sem grupo de comparação, sem aleatorização e com dezenas de sessões, não há conclusão de eficácia a tirar. Isso são ensaios, e são outra coisa.
- Retorno financeiro a sério. Oito semanas não mostram poupança anual.
- Efeito a longo prazo. Por definição.
Desconfie de um fornecedor que lhe proponha um piloto com objetivos de resultado clínico. Ou não percebeu o desenho de estudo, ou percebeu e está a contar que não perceba.
Um desenho que funciona
Duração: seis a oito semanas. Menos não chega para passar a novidade; mais e o piloto perde-se na rotina sem nunca ser avaliado.
Âmbito: um serviço, não três. Um piloto espalhado por três alas produz três meias-experiências e nenhuma conclusão.
Pessoas: nomes, não «a equipa». Duas ou três pessoas designadas, com formação feita antes de começar. Equipamento que é responsabilidade de toda a gente acaba no armário: é o padrão mais previsível que existe nisto.
Um ponto de decisão marcado no calendário, com data, antes de o piloto começar. Sem essa data, o piloto não termina: dissolve-se.
O que medir, e como
Poucas coisas, e simples:
- Sessões realizadas por semana. A curva diz quase tudo. Se sobe e estabiliza, entrou na rotina. Se sobe e cai, não entrou.
- Quem as conduziu. Se for sempre a mesma pessoa, o serviço não adotou: uma pessoa adotou.
- Tempo por sessão, incluindo montar e limpar. É o número que decide se é sustentável.
- Recusas e interrupções, com o motivo em duas palavras.
- Uma frase de quem conduziu, no fim de cada semana. Vale mais do que qualquer painel.
O RVer regista automaticamente as sessões e o que correu em cada uma, e a app Companion permite que uma pessoa acompanhe vários equipamentos, o que reduz o esforço de recolher os pontos 1 e 3. O resto é conversa com a equipa.
Antes de assinar: as perguntas que ficam
No fim, três perguntas resolvem a decisão:
- A curva de sessões estabilizou num nível que faz sentido para o serviço?
- Mais do que uma pessoa conduziu sessões com à-vontade?
- O que encravou tem solução conhecida, ou é estrutural?
Se as três respostas forem boas, o caso de negócio faz-se sozinho. Se não forem, o piloto poupou-lhe uma compra, que é exatamente para o que serve.
Como corremos os nossos
O equipamento chega configurado e a formação está incluída, o sistema funciona sem internet durante a sessão, e as sessões ficam registadas para a equipa interpretar. Não prometemos resultado clínico num piloto, e se alguém do nosso lado o prometer, diga-nos.
Sobre quem pode conduzir as sessões durante o piloto, escrevemos à parte em quem pode conduzir uma sessão. Sobre o que perguntar antes disso, em como escrever um caderno de encargos.
Perguntas frequentes
Quanto tempo deve durar um piloto de realidade virtual?
Seis a oito semanas, num único serviço. Menos não chega para passar o efeito de novidade e perceber se as sessões entram mesmo na rotina; mais e o piloto dissolve-se no dia a dia sem nunca ser avaliado. O essencial é marcar no calendário, antes de começar, a data do ponto de decisão.
O que se deve medir num piloto de realidade virtual?
Sessões realizadas por semana (a curva diz quase tudo), quem as conduziu, tempo por sessão incluindo montar e limpar, recusas e interrupções com o motivo, e uma frase de quem conduziu no fim de cada semana. Poucas coisas e simples valem mais do que um painel complexo que ninguém preenche.
Um piloto prova que a realidade virtual funciona?
Não, e é importante não o prometer. Sem grupo de comparação, sem aleatorização e com algumas dezenas de sessões não há conclusão de eficácia clínica a tirar: isso são ensaios clínicos, que são outra coisa. Um piloto responde a perguntas de implementação: a equipa usa, quanto tempo demora, onde encrava, se os utentes aceitam.
Qual é o erro mais comum num piloto?
Não designar pessoas com nome. Equipamento que é responsabilidade de toda a gente não é responsabilidade de ninguém e acaba no armário: é o padrão mais previsível nesta área. O segundo erro é espalhar o piloto por vários serviços, o que produz várias meias-experiências e nenhuma conclusão.