Já vimos projetos bem escolhidos, bem financiados e bem autorizados pararem por uma razão que nunca aparece em nenhuma proposta: ninguém tinha decidido onde é que aquilo ficava.
O equipamento chega, é usado com entusiasmo duas semanas, e depois entra num ciclo previsível: fica sem bateria, alguém o guarda «por segurança» num sítio que só essa pessoa sabe, o turno seguinte não o encontra, e ao fim de um mês está numa gaveta. Não houve nenhuma decisão de o abandonar. Houve ausência de decisões pequenas.
Vale a pena tomá-las antes da entrega. São cinco.
1. Onde carrega
Parece trivial e não é. A pergunta real não é «tem tomada?», é quem liga.
Um equipamento partilhado sem uma pessoa responsável por o pôr a carregar no fim do dia está sempre a 40% quando é preciso. As instituições que resolvem isto fazem sempre a mesma coisa: o carregamento entra na rotina de fecho de turno, como qualquer outra verificação, e não depende de quem se lembrar.
Do nosso lado, a bateria de cada equipamento é visível na frota a partir do browser, o que muda a conversa de «acho que estava carregado» para uma percentagem à vista antes de alguém ir buscá-lo.
2. Onde dorme, e quem tem a chave
Um armário fechado é o mínimo, mas o problema raramente é roubo: é disponibilidade. Um equipamento trancado num gabinete que fecha às 17h não existe para o turno da noite.
O equilíbrio que costuma funcionar: guarda fechada mas acessível a todos os turnos que o vão usar, e não à pessoa que o comprou. Vale a pena escrever quem tem acesso, em vez de deixar isso emergir.
A parte de impedir uso indevido não tem de ser resolvida com a fechadura: o equipamento pode ficar bloqueado por PIN, de forma a que fora de uma sessão conduzida pela equipa não seja utilizável como um aparelho de consumo. Isso separa duas perguntas que normalmente andam coladas: o acesso físico e o uso.
3. Quem o transporta entre serviços
É aqui que quase todas as partilhas entre serviços falham.
Se dois serviços partilham o equipamento e ninguém definiu quem o move, ele fica onde estiver. Na prática só há dois modelos que funcionam:
- casa fixa. O equipamento pertence a um serviço e os outros vão lá buscá-lo, com um registo simples de quem o levou;
- carrinho com dono. O equipamento anda, mas há uma pessoa ou função responsável por saber onde está.
O que não funciona é a partilha simétrica sem dono. Não é um problema de boa vontade: é que a responsabilidade dividida por dois serviços é responsabilidade de nenhum.
4. Higiene entre doentes
Esta costuma estar pensada, porque o controlo de infeção pergunta. Fica só a ligação para o procedimento, e uma nota logística: o material de limpeza tem de estar onde o equipamento está, não no outro extremo do corredor. Uma rotina de higiene que obriga a uma caminhada é uma rotina que se degrada.
5. Fins de semana, férias e a pessoa que sai
O teste honesto de um projeto: funciona na semana em que a pessoa que o trouxe está de férias?
Se a resposta é não, ainda não há projeto: há um entusiasta. A correção é aborrecida e eficaz: duas pessoas formadas por turno em vez de uma, e o procedimento escrito onde o equipamento está, não num email de agosto.
O que o sistema resolve, e o que não
Resolve: ver a bateria e o estado de cada equipamento a partir do browser, sem ir ao sítio; bloquear o uso fora de sessão; conduzir a sessão a partir de um PC ou tablet na mesma rede, o que significa que quem comanda não tem de estar com o equipamento na mão. Isso e o registo de cada sessão, que também responde a «foi usado?» sem depender de memória.
Não resolve: nada disto inventa um sítio. Não decide de quem é a chave, não transporta o equipamento entre pisos e não põe ninguém a carregá-lo. Um fornecedor que lhe diga que a plataforma trata da logística está a vender-lhe uma coisa que não existe: a logística é uma decisão da instituição, e é uma decisão de dez minutos se for tomada antes da entrega em vez de três meses depois.
A lista de dez minutos
Antes de o equipamento chegar, escreva as respostas a estas cinco:
- Em que sala fica, e em que armário?
- Quem tem acesso, em cada turno?
- Quem o põe a carregar no fim do dia, por função e não por nome?
- Se for partilhado, tem casa fixa ou dono?
- Onde está o material de higiene?
Cinco linhas coladas na porta do armário valem mais do que qualquer secção do caderno de encargos.
Em resumo
- Um equipamento sem morada acaba numa gaveta, e nunca por decisão.
- A carga entra na rotina de fecho de turno, não na boa memória.
- Partilha sem dono não funciona: casa fixa ou carrinho com dono.
- Se falha nas férias de uma pessoa, é um entusiasta e não um projeto.
Perguntas frequentes
Onde se deve guardar o equipamento de realidade virtual num hospital?
Em guarda fechada mas acessível a todos os turnos que o vão usar, e não apenas a quem o adquiriu. Um equipamento trancado num gabinete que fecha ao fim da tarde não existe para o turno da noite. Convém escrever quem tem acesso em vez de deixar isso emergir com o uso.
Como se evita que esteja sempre sem bateria?
Pondo o carregamento na rotina de fecho de turno, atribuído a uma função e não a uma pessoa em concreto. No RVer a bateria de cada equipamento é visível na frota a partir do browser, o que permite verificar antes de ir buscá-lo em vez de descobrir no momento.
Dois serviços podem partilhar o mesmo equipamento?
Podem, desde que haja casa fixa ou um dono. Ou o equipamento pertence a um serviço e os outros vão buscá-lo com registo, ou anda num carrinho com uma função responsável por saber onde está. A partilha simétrica sem dono definido é o modelo que falha.